BUSINESS TRAVEL

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Business Travel  |  Viaggi aziendali

Cosa vuol dire gestire i viaggi di lavoro per le aziende?

I viaggi di lavoro rappresentano un grande fattore di crescita per molte aziende e sono fondamentali per mantenere un rapporto stretto e proficuo con i propri partner. Gestirli in proprio può diventare complesso e dispendioso; non solo per il tempo impiegato a organizzare tutti i servizi necessari (voli, hotel, visti, autonoleggi), ma anche dal punto di vista del controllo. La gestione dei viaggi di lavoro coinvolge infatti diverse funzioni aziendali che vanno dall’amministrazione, al reparto tecnico, a quello commerciale. Con le nuove tecniche di emissione ticketless è possibile gestire dalla sede tutte le variazioni e/o emissioni necessarie a passeggeri in ogni parte del mondo.

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Quali aspetti vanno considerati quando un’impresa ha dipendenti che fanno trasferte di lavoro?

E’ possibile raggiungere la massima efficienza nella programmazione dei viaggi aziendali affidandosi a una agenzia specializzata come la Foltour che consente ai propri clienti di:

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Bloccare i posti e le tariffe prima di avere la conferma del viaggio con possibilità di cancellazioni senza penali;

Gestire le variazioni di programma prima della partenza e durante il viaggio;

La garanzia che le tariffe trovate siano effettivamente le migliori disponibili in base alle esigenze di chi viaggia;

Risposte certe, in poco tempo anche fuori dagli orari di lavoro;

Assistenza in caso di scioperi o cancellazione voli;

Ottimizzare il tempo – lavoro impiegato per organizzare la trasferta;

Tenere con facilità sotto controllo i costi legati alle trasferte di tutti i dipendenti;

Ottenere il rimborso delle tasse aeroportuali non usufruite;

Gestire in maniera economica gli aspetti amministrativi legati alla gestione di molti fornitori sparsi per il Mondo;

Suddivisione delle spese di viaggio per centri di costo, commessa ecc.

Se questi aspetti non vengono gestiti in maniera professionale si rischiano perdite di tempodiminuzione della produttività e aumento dei costi.

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Travel policy

Non esiste una regola universale per gestire i viaggi di lavoro. Ogni azienda è organizzata a proprio modo e ogni sua peculiarità è un tassello di quel complesso mosaico che la distingue dalle altre e ne determina il vantaggio competitivo. La capacità di adattarsi alle esigenze di ogni singolo cliente è l’elemento che fa la differenza in una agenzia viaggi specializzata nel business travel Esistono comunque delle buone pratiche la cui validità è pressoché generale.

Tempistica

Più si prenota con anticipo, più si possono trovare offerte convenienti. Quasi sempre le compagnie aeree alzano i prezzi man mano che si avvicina la data del volo. Trovare quindi un equilibrio tra le esigenze di chi viaggia e l’anticipo della prenotazione è il primo elemento da tenere in considerazione per una gestione economicamente efficiente dei viaggi di lavoro.

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Rapporto umano

Le dimensioni relativamente piccole dell’agenzia consentono al nostro personale di conoscere le caratteristiche di ogni singola azienda cliente e garantiscono un rapporto umano e un feeling che va a tutto vantaggio dell’efficienza aziendale. Il personale dell’agenzia Viaggi Foltour è in grado affiancare il cliente nello sviluppo di una politica di gestione dei viaggi di lavoro efficiente. Il rapporto personale consente inoltre di gestire con estrema flessibilità le esigenze legate a ogni singola trasferta proponendo di volta in volta la soluzione ottimale, sia in relazione alle linee dettate dall’azienda, sia riscontrando eventuali opportunità di miglioramento della policy aziendale stessa.

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Viaggi di lavoro

Le agenzie di viaggi specializzate nel business travel conoscono benissimo tutti gli aspetti da prendere in considerazione per gestire le trasferte in maniera efficiente: sanno come ragionano le compagnie aeree e gli altri fornitori di servizi di viaggio, hanno maturato esperienza su una grande varietà di aziende clienti e conoscono le più svariate destinazioni nel mondo. Tutto questo costituisce un prezioso patrimonio da mettere a disposizione dei propri clienti che devono organizzare viaggi di lavoro.

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Alberghi

Avere un unico interlocutore per le prenotazioni alberghiere garantisce molti vantaggi. Un’agenzia specializzata nei viaggi di lavoro come la Foltour dispone di molti più canali di vendita rispetto ai soli canali web aperti al pubblico. Spesso non ci sono penali di cancellazione se queste vengono effettuate in tempo. L’agenzia Viaggi Foltour può fornire consulenza per le aziende in caso occorra valutare la convenienza alla concentrazione delle prenotazioni su pochi hotel selezionati contrattando delle tariffe corporate scontate rispetto ai normali prezzi. Su richiesta del cliente, offriamo il servizio di prepagamento del soggiorno: in questo modo l’ammontare viene addebitato in estratto conto alla fine del mese e il viaggiatore (o la società) non deve pensare al pagamento in loco dell’albergo.

Policy aziendale

L’avanzata tecnologia dei nostri software gestionali consente di adattarci agli standard richiesti per adattare i flussi di informazione o di reportistica ai sistemi informativi del cliente E’ inoltre possibile integrare con i nostri sistemi di biglietteria eventuali tariffe corporate contrattate a livello globale dal cliente, unendo quindi i vantaggi di un’agenzia a misura d’uomo con quelli legati alla contrattazione globale.

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Monitoraggio costi

Monitorare e confrontare nel tempo l’andamento dei costi dei vari servizi è un importante metodo di controllo aziendale. Spesso si tende a trascurare il costo legato ai servizi a terra (come treni, transfer, autonoleggi ecc.) che rappresentano una parte significativa dei costi di viaggio. Attraverso il monitoraggio è possibile verificare la convenienza di una eventuale concentrazione su pochi fornitori con il fine di ottenere tariffe scontate o altre opzioni simili dedicate alla singola azienda. L’agenzia Viaggi Foltour è in grado di ottimizzare la trasmissione dei dati contabili direttamente all’ azienda tramite l’invio degli stessi in format.

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Servizio

Il giusto compromesso tra canali on-line e off-line per l’acquisto dei servizi può garantire significativi vantaggi di spesa. Attraverso il nostro booking tool è possibile effettuare prenotazione di voli bloccando posti e tariffe senza essere legati all’ emissione immediata del biglietto. Questa modalità unisce i vantaggi della prenotazione web a quelli della prenotazione tradizionale. Inoltre, è possibile richiedere modifiche degli itinerari o ricercare orari diversi senza pagare alcuna spesa di variazione prima dell’emissione del biglietto. E’possibile anche bloccare i voli (e i relativi prezzi) prima che il viaggio sia confermato, consentendo quindi una organizzazione ottimale della trasferta senza essere vincolati all’ acquisto dei voli prima di avere la conferma definitiva degli appuntamenti.

Agenzia viaggi Foltour

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Hotel

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